SMS / WhatsApp: +6282313000066 Ternyata Ini Lho! Etika Sopan Santun Dalam Bertelepon
Etika untuk melakukan komunikasi melalui telepon tampaknya telah dilupakan oleh sebagian orang. Mereka seringkali berpendapat “ah yang penting kan kita kenal orangnya”. Padahal nggak juga lho. Etika menelepon ini tidak hanya ditujukan untuk dua orang yang tidak saling mengenal, tetapi juga untuk orang yang telah saling mengenal sekalipun. Kita harus berusaha untuk bersikap sopan.
Sayangnya, tidak semua orang berlaku demikian. Mungkin hal ini akan termaafkan jika orang-orang yang melakukannya adalah teman dekat kita sendiri. Namun, pelaku yang menyebalkan ini justru datang dari orang-orang tidak dikenal atau yaa mungkin kenal tapi tidak terlalu dekat.
Ketika sedang menelepon seseorang, Anda harus memperhatikan etika menelepon yang baik dan benar. Jangan sampai Anda menyinggung perasaan orang yang Anda telepon hanya karena melupakan etika bertelepon yang baik. Meskipun Anda tidak bermaksud untuk menyinggung lawan bicara Anda. Baik dengan aplikasi Whatsapp yang menggunakan paket data murah ataupun telpon seluler memakai pulsa murah.
Nah, sebelum Anda melakukan panggilan telepon yang memanfaatkan paket kuota internet atau paket telepon murah, Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan sebelum dan ketika menelepon orang lain yang belum pernah Anda kenal.
Saat Menelepon
-
Persiapkan pikiran Anda
Banyak orang gelagapan, bingung, bahkan tidak tahu harus mengatakan apa ketika menelepon orang yang belum dikenal, pejabat, atau pimpinan di tempat kerja. Hal seperti itu wajar. Namun, Anda bisa menyiasatinya dengan menulis poin-poin penting yang mau Anda katakan di atas kertas atau notes.
-
Cobalah untuk tersenyum
Jangan lupa tersenyum. Ketika Anda tersenyum, ekspresi wajah Anda berubah. Perubahan ekspresi wajah mempengaruhi nada suara Anda. Intonasi suara Anda bisa menunjukkan seberapa ramah, hangat, natural, dan percaya dirinya Anda. Ingat, people can “hear” our personality and mannerisms through the tone of our voice.
-
Jangan berbicara terlalu cepat!
Perkenalkan diri Anda dengan singkat dan jelas seperti nama dan tempat tingal Anda atau jika Anda menelpon dari kantor tempat bekerja maka sebutkan profesi atau jabatan, nama perusahaan, dan mengapa Anda menelepon. Sekalipun Anda sudah memperkenalkan diri Anda kepada asisten ataupun resepsionis, perkenalkan diri lagi kepada orang yang ingin Anda telepon supaya dia tidak bingung. Jangan menganggap remeh elemen ini sekalipun Anda sudah meneleponnya beberapa kali karena di sinilah kepercayaan terhadap Anda dibangun.
-
Kapan harus menelepon Anda kembali
Jika Anda ingin dihubungi kembali, tetapkan hari, tanggal, dan jam mereka harus menghubungi Anda. Atau jika Anda diminta menghubungi lagi, tanyakan kapan Anda mesti menelepon lagi.
-
Selalu terdengar profesional
Jangan tersinggung jika Anda ditanya mengapa menelepon. Jangan marah atau terdengar emosional jika orang yang menerima telepon Anda meminta Anda menghubunginya lagi. Jika orang yang Anda telepon marah atau tersinggung, tenanglah dan dengarkan keluhannya. Setelah itu, Anda menjelaskan persoalannya dengan bijaksana.
Menjawab Telepon
Dalam menjawab telepon pun ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan, yaitu:
-
Jawab telepon pada dering ke-3
Memang tak ada aturan yang baku tentang kapan mesti menjawab telepon. Anda bisa langsung menjawabnya pada dering pertama. Namun, lebih profesional (dalam dunia kerja) jika Anda menjawab telepon pada dering ketiga. Di situ keseriusan orang yang menelepon bisa terlihat.
-
Bersiaplah sebelum Anda menjawab telepon
Jangan membuang-buang waktu orang yang menelepon dengan meminta mereka menuggu karena Anda mesti mencari pulpen dan kertas untuk mencatat pesan atau informasi yang mereka katakan. Persiapkan itu sebelum Anda menjawab telepon. Tulis nama penelepon dan pesannya.
-
Pastikan salam Anda profesional
Ucapkan salam sewajar dan sepantasnya. Setelah ucapkan salam, sebutkan nama dan perusahaan Anda. Misalnya, “Selamat siang, PT. Ibencorp Teknologi Indonesia distributor pulsa murah, ini dengan Wulan. Ada yang bisa saya bantu?” Lalu jadilah pendengar yang baik dan aktif (bertanya jika kurang jelas).
-
Tanyakan nama mereka, atau perusahaan kepada siapa mereka ingin berbicara
Ini tidak berarti bahwa Anda sedang “menyelediki” orang yang menelepon. Cara ini membantu Anda menghindari hal-hal negatif yang mungkin terjadi (misalnya, kasus penipuan, pemerasan, dan lain-lain), memperlancar urusan kantor, menjaga wibawa perusahaan, dan menghormati penelepon.
-
Fokus pada telepon!
-
Biarkan mereka meninggalkan pesan mereka
Jika orang yang dituju tidak berada di tempat, mintalah orang yang menelepon untuk meninggalkan pesan atau menelepon lagi. Pastikan bahwa Anda akan menyampaikan pesan yang sudah Anda tulis.
-
Usahakan jangan membuatnya menunggu lebih dari 30 detik
Hal sederhana ini sering menimbulkan persoalan. Penelepon akan merasa disepelekan jika Anda “memaksa” mereka menunggu lebih dari 30 detik. Jika orang yang dituju tak ada di tempat, kembalilah kepada penelepon.
-
Jangan terburu-buru untuk menutup telepon
Jangan tergesa-gesa untuk menutup pembicaraan. Lebih profesional jika orang yang menelepon Anda lebih dahulu mengakhiri pembicaraan dan menutup telepon. Jika Anda lebih dahulu menutup telepon, orang yang menelepon akan beranggapan bahwa Anda kurang menghormati mereka. Namun, dalam kasus-kasus tertentu seperti penipuan ataupun pemerasan dengan motif apa pun, Anda bisa mengambil inisiatif mengakhiri pembicaraan dan menutup telepon tanpa mesti menghilangkan keramahan dan profesionalisme.
Etika yang tidak kalah penting selanjutnya adalah untuk selalu pamit. Jika suatu komunikasi via telepon diawali dengan mengucapkan salam, maka di akhir telepon pun seharusnya diakhiri dengan salam pula. Hindari untuk menutup telepon begitu saja, karena hal ini gak sopan ya!
Kita perlu menghargai kesediaan seseorang karena telah meluangkan waktunya untuk mau ditelepon oleh kita. Jangan lupa pula untuk mengucapkan “terima kasih” kepada orang tersebut. Meskipun kalimat ini sederhana, tetapi hal ini akan membuatmu terlihat sebagai orang yang lebih sopan dan ramah.
Nah, jadi bagaimana? Sudah pada tahu kan etika menelepon yang benar? Jangan lupa diterapkan ya! Dan siapkan juga paket nelpon murah untuk bisa lebih lama bertelepon.
Diposting pada tanggal 2022-02-24 13:32:49. Dilihat sebanyak 1031 kali.